Điểm mới Nghị định 123/2020 về hóa đơn điện tử so với Nghị định 119/2018

 

Chính Phủ đã cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm 6 Chương và 51 Điều quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử khi sử dụng. Trong đó, có 09 quy định mới, đặc biệt quan trọng mà mọi DN đều không thể không biết.
1. Một số quy định cũ sẽ bị bãi bỏ
Khi tìm hiểu về  Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một trong những quy định mà bạn và DN không thể không quan tâm đó chính là những quy định cũ về hóa đơn, chứng từ đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ.
Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã khẳng định một số quy định trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:
- “2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”
- “3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.”
- “4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.”
Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng các DN phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT là trước ngày 01/07/2022, theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử
DN bắt buộc áp dụng HĐĐT muộn nhất từ 01/07/2022.
Ngoài ra, từ ngày 01/07/2022, khi mà Nghị định mới này có hiệu lực thi hành thì một số điều khoản, văn bản pháp luật sau sẽ hết hiệu lực:
- Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP;
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
-  Nghị định số 04/2014/NĐ-CP;
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Riêng Khoản 2 và Khoản 4, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP sẽ hết hiệu lực từ ngày 01/11/2020.
 
2. Quy định đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử
Không còn quy định chung chung như những văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ trước đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành lần này đã quy định rất chi tiết về đối tượng được phép sử dụng các loại hóa đơn điện tử. Quy định này được áp dụng từ ngày 01/07/2022.
Đồng thời, tại Khoản 1, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo đúng quy định tại Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
2.1. Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 của Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Cụ thể bao gồm:
- Các hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của DN siêu nhỏ theo đúng quy định pháp luật.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế dùng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2.2. Đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Quy định đối tượng sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
Đối tượng được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế sẽ là các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp cụ thể sau:
- Các đơn vị kinh doanh thuộc các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
- Các đơn vị kinh doanh đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; có xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, có phần mềm lập HĐĐT đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ HĐĐT, đồng thời đảm bảo truyền nhận dữ liệu HĐĐT giữa bên mua với cơ quan thuế.
Lưu ý rằng: các trường hợp đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này nhưng có rủi ro cao về thuế thì việc sử dụng hóa đơn sẽ tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
 
2.3. Đối tượng sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, các hộ, cá nhân kinh doanh không thể đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc các đơn vị kinh doanh khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT để giao dịch thì sẽ được sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, các đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp này phải lưu ý nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh.
3. Quy định định dạng đối với hóa đơn điện tử
Định dạng HĐĐT được hiểu là tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của trường thông tin, phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Thông thường, định dạng HĐĐT sẽ sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.
Căn cứ vào Khoản 2, Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định định dạng HĐĐT phải hồm 02 thành phần:
Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT;
Phần chứa dữ liệu chữ ký số.
Riêng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì phải gồm 03 thành phần: Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT; phần chứa dữ liệu chữ ký số; và phần chưa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Chi tiết hơn các quy định liên quan tới định dạng HĐĐT, bạn và DN có thể tham khảo thêm tại Điều 12 của Nghị định mới ban hành này.
4. Quy định lập hóa đơn đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Để lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế đúng quy cách, bạn và DN phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Khoản 1, Điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo đó, việc lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ đầy đủ quy định sau:
- Nếu là các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo đúng Khoản 1, Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để lập hóa đơn, thông qua tài khoản đã được cấp khi đăng ký. Cách thức tiến hành lập hóa đơn như sau:
Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Ký số lên hóa đơn đã lập rồi gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã.
- Nếu là các đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, thông qua nhà cung cấp HĐĐT, thì phải truy cập vào trang của nhà cung cấp hoặc phần mềm HĐĐT đã đăng ký sử dụng để tiến hành lập hóa đơn:
Lập hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ;
Ký số lên hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế để cấp mã.
Đối với việc lập HĐĐT có mã của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh cần lưu ý như sau: Bên bán có trách nhiệm gửi HĐĐT đã cấp mã của cơ quan thuế cho bên mua. Phương thức gửi nhận được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên bán mua, vẫn phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Quy định lập hóa đơn đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
Tại Điều 18, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định việc lập HĐĐT không có mã của cơ quan thuế phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Các đơn vị kinh doanh chỉ được sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
- Các đơn vị kinh doanh sử dụng phần mềm HĐĐT để lập HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Sau khi đã lập hóa đơn xong, bên bán phải ký số và gửi cho bên mua theo đúng phương thức đã thỏa thuận của hai bên bán mua, vẫn phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
6. Quy định cách xử lý các hóa đơn sai sót
Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy ra thành 03 trường hợp sai sót chính và quy định cách xử lý sai sót rất chi tiết cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể:
6.1. Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua
Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.
 
6.2. Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót
Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
- Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
- Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:
 
Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.
Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.
6.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót
Dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.
Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.
7. Quy định chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy
Trong những trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra thì DN hoàn toàn được phép chuyển đổi HĐĐT hợp pháp sang hóa đơn giấy.
Việc HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo tính trùng khớp nội dung giữa HĐĐT gốc với hóa đơn giấy sau khi đã hoàn thành chuyển đổi.
HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, tuyệt đối không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
8. Quy định các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
07 trường hợp phải ngừng sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Căn cứ vào Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ quy định rõ 07 trường hợp dưới đây sẽ phải ngừng sử dụng HĐĐT:
- Đơn vị kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Đơn vị kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Đơn vị kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
- Đơn vị kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hay hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức hoặc cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
- Đơn vị kinh doanh nhận được yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi phát hiện DN không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
9. Quy định hiệu lực thi hành của Nghị định 123
Tại Khoản 1, Điều 59 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ khẳng định Nghị định này sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ khuyến khích các đơn vị kinh doanh chuyển đổi HĐĐT trước thời hạn này càng sớm càng tốt.

Tổng cục Thuế có Công văn 4868/TCT-CS ngày 16/11/2020 giới thiệu một số nội dung Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Theo đó, giới thiệu nhiều nội dung mới của Nghị định 123/2020/NĐ-CP so với Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đơn cử như:
**Về đối tượng áp dụng
Ngoài các đối tượng đã được quy định tại Điều 2 Nghị định 119/2018/NĐ-CP là:
- Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn,
Tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP mở rộng thêm các đối tượng sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:
- Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;
- Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Tổ chức in hóa đơn, biên lai, cung cấp phần mềm in biên lai.
**Về loại hóa đơn, chứng từ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thêm: 2 loại hóa đơn điện tử mới, hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in và quy định về chứng từ.
Cụ thể như sau:
- Về hóa đơn: Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thêm 2 loại hóa đơn điện tử mới đó là: hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia và bổ sung quy định về hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế,
- Về chứng từ: Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bổ sung quy định về chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
**Về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ
Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số hành vi bị cấm được quy định cụ thể đối với 02 đối tượng là công chức thuế và tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ và các cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan, cụ thể:
 
- Cấm công chức thuế có hành vi bao che, thông đồng để tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; cấm gây phiền hà, khó khăn với tổ chức, cá nhân khi đến mua hóa đơn và chứng từ.
- Cấm những hành vi gian dối trong sử dụng hóa đơn trái phép, cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép làm sai lệch và phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; hối lộ hoặc có các hành vi liên quan đến hóa đơn nhằm thu lợi bất chính với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ và các cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan.
**Về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ 7 hành vi được xác định là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và 7 hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.
(Nội dung cụ thể tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
**Về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP không có quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có bổ sung quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Bộ Tài chính sẽ có văn bản hướng dẫn cụ thể nội dung này.
Xem chi tiết điểm mới Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử tại Công văn 4868/TCT-CS ngày 16/11/2020.

Nguồn: thuvienphapluat.vn